Pracą Referatu kieruje Sekretarz. Do zadań Referatu Organizacyjno-Społecznego należy:
W zakresie spraw kadrowych:
prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu, oraz dokumentacji kadrowej związanej z czynnościami z zakresu prawa pracy,
prowadzenie ewidencji czasu pracy,
sporządzanie zakresów czynności dla pracowników samorządowych oraz zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi,
współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy oraz prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem pracowników na podstawie umów o pracę interwencyjne, roboty publiczne oraz zatrudnieniem bezrobotnych skierowanych na staże,
prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowisko urzędnicze tj. przygotowanie ogłoszenia o wolnym stanowisku urzędniczym, ogłoszenie w BIP, sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru, przygotowanie informacji do BIP o wynikach naboru,
przygotowanie oraz nadzorowanie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych,
przygotowywanie dokumentacji do przeprowadzenia służby przygotowawczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Żarnowie,
przechowywanie dokumentacji z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu,
kompletowanie wniosków w sprawach emerytalno - rentowych oraz odpraw emerytalnych,
kierowanie pracowników na badania wstępne i okresowe oraz kontrolne przez lekarza medycyny pracy,
organizowanie praktyk w Urzędzie / przygotowanie zaświadczenia o odbyciu praktyki,
sporządzenie i prowadzenie list obecności, dokumentacji wyjść służbowych i prywatnych rozliczanie,
opracowanie analiz kadrowych, sprawozdań statystycznych o stanie zatrudnienia,
prowadzenie dokumentacji związanej z kierowaniem na kursy i szkolenia,
prowadzenie spraw związanych z Zakładowym funduszem Świadczeń Socjalnych,
zaopatrzenie pracowników w materiały biurowe, środki czystości,
sporządzanie deklaracji na PFRON,
przyjmowanie deklaracji od osób chcących przystąpić do Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej przy Urzędzie Miasta i Gminy w Żarnowie, przyjmowanie od członków MKZP i przygotowanie na posiedzenie Zarządu wniosków o udzielenie pożyczki, sporządzania list potrąceń wkładów i rat zadłużeń, informowanie członków MKZP o stanie ich wkładów i zadłużeń.
W zakresie archiwum
prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu,
bieżący nadzór wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw,
przyjmowanie, przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
inicjowanie brakowania oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Urzędzie,
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie archiwizowania dokumentacji,
dokonywanie rejestracji oraz kontroli warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych lokalu archiwum zakładowego,
sporządzanie raportów z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa.
W zakresie obsługi Rady Miejskiej i jej organów, spraw społecznych i kontaktów z organizacjami pozarządowymi w szczególności:
obsługa programów: do obsługi posiedzeń organu stanowiącego oraz do tworzenia aktów prawnych,
przygotowanie pod względem organizacyjnym posiedzeń Rady Miejskiej posiedzeń komisji, oraz udział w sesjach,
protokołowanie posiedzeń sesji, zebrań,
prowadzenie rejestru uchwał, wniosków, opinii i interpelacji radnych,
czuwanie nad terminowym załatwieniem wniosków komisji oraz interpelacji i wniosków radnych,
udział w opracowywaniu projektów uchwał rady oraz zapewnienie prawidłowego przygotowania przez odpowiednich pracowników materiałów na sesję i posiedzenia komisji, zbieranie materiałów będących przedmiotem obrad oraz przedstawienie ich właściwym komisjom,
współdziałanie z przewodniczącymi właściwych komisji rady, w szczególności w zakresie zapewnienia udziału komisji w przygotowywaniu projektów uchwał, przepisów prawa miejscowego,
przyjmowanie spraw sygnalizowanych przez radnych,
udział w opracowywaniu projektów działania Rady Miejskiej na okres kadencji, rocznych i okresowych planów pracy rady i jej organów oraz udzielanie pomocy w ich realizacji,
prowadzenie rejestru skarg i wniosków mieszkańców zgłaszanych w czasie dyżurów przewodniczącego rady oraz radnych, podejmowanie działań do ich rozpatrzenia przez kompetentne organy,
przygotowanie informacji z realizacji uchwał i wniosków,
przygotowanie i przekazanie treści podjętych uchwał do obwieszczenia w BIP i na tablicy ogłoszeń,
przekazanie Wojewodzie, Redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Łódzkiego, Regionalnej Izbie Obrachunkowej treści podjętych uchwał, zgodnie z przepisami prawnymi,
prowadzenie zbioru oraz rejestracja uchwał Rady Miejskiej, opinii i wniosków komisji i radnych,
prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych, zmian w składzie osobowym Rady i jej organów,
organizowanie i obsługa narad, konferencji i spotkań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady Miejskiej,
współpraca z Radami Sołeckimi i Sołtysami,
prowadzenie zbioru protokołów z zebrań wiejskich,
wykonywanie zadań związanych z wyborami organów jednostek pomocniczych gminy,
ustalenie harmonogramu zebrań wiejskich oraz zapewnienie udziału w nich przedstawicieli organów Gminy,
prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego,
realizacja zadań związanych z nadawaniem tytułu Honorowego i Zasłużonego Obywatela Gminy Żarnów,
archiwizowanie dokumentacji Rady Miejskiej,
obsługa wyborów ławników,
przygotowywanie i koordynowanie realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
rozliczanie realizacji programu współpracy i składanie sprawozdań,
prowadzenie spraw związanych z konkursami ofert na realizację zadań publicznych, współdziałanie z Referatami w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie inwestycji gminnych,
pozyskiwanie informacji o programach pomocowych Unii Europejskiej przeznaczonych na realizację zadań inwestycyjnych w gminie.
W zakresie obsługi sekretariatu:
obsługa techniczno-organizacyjna spotkań, narad i zebrań zorganizowanych z polecenia kierownictwa Urzędu,
prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza oraz koordynacja przyjęć interesantów,
prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów i roznoszenie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy,
obsługa skrzynki pocztowej UMiG / odbieranie wysyłanie pism droga elektroniczną,
obsługa i zabezpieczenie łączności telefonicznej i telefaksowej i radiowej na potrzeby urzędu;
przygotowywanie pomieszczeń i obsługa oraz protokołowanie zebrań i spotkań organizowanych przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza,
nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień;
koordynowanie spraw związanych z stwierdzeniem własnoręczności podpisu przez Burmistrza Miasta i Gminy,
sporządzanie informacji na sesje o wydanych zarządzeniach Burmistrza między sesjami,
koordynowanie całości spraw związanymi z podróżami służbowymi zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi a w szczególności:
prowadzenie rejestru delegacji krajowych i zagranicznych,
przygotowywanie polecenia wyjazdu służbowego dla osób delegowanych w podróż służbową.
przyjmowanie i prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i petycji,
zamieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń w urzędzie,
obsługa centralki telefonicznej,
utrzymywanie kontaktów z mediami,
przechowywanie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych pracowników,
rejestr i umieszczanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do publicznej wiadomości,
prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem kancelaryjnym,
wykonywanie zadań zleconych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza.
W zakresie ochrony zdrowia:
inicjowanie i koordynacja, realizacja zadań z zakresu ochrony i promocji zdrowia oraz edukacji zdrowotnej,
inicjowanie i koordynowanie przeprowadzonych na terenie Gminy badań profilaktycznych dla mieszkańców,
współdziałanie ze stowarzyszeniami, organizacjami, fundacjami i innymi podmiotami prowadzącymi działalność na rzecz ochrony i promocji zdrowia,
sporządzanie sprawozdań, zestawień, informacji dotyczących ochrony i promocji zdrowia oraz zadań realizowanych w tym zakresie,
dokonywanie analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców,
zgłaszanie organom Inspekcji Sanitarnej a także określonym zakładom.
W zakresie oświaty i spraw społecznych
prowadzenie spraw publicznych szkół podstawowych, gimnazjum i przedszkoli,
rozpatrywanie wniosków o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, przygotowywanie zaświadczeń, decyzji,
prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych,
opracowywanie projektów, planów, informacji w zakresie organizacji placówek oświatowych w gminie,
współpraca z dyrektorami szkół w zakresie spraw organizacyjnych, inwestycyjnych i gospodarczych,
prowadzenia baz danych w ramach systemu informacji oświatowej oraz obowiązującej sprawozdawczości statystycznej,
analizowania i zatwierdzania arkuszy organizacji pracy szkół i placówek oświatowych,
dokonywanie czynności związanych z nadaniem stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
planowania, podziału i rozliczania udzielonych dotacji dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych oraz publicznych,
prowadzenia spraw osobowych dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
koordynowania spraw związanych ze spełnianiem obowiązku szkolnego i prowadzenia spraw związanych ze spełnianiem obowiązku nauki,
prowadzenia programów stypendialnych dla uczniów,
organizacji i koordynowania prac związanych z przeprowadzaniem konkursów na dyrektorów szkół i placówek oświatowych współpraca z biblioteką gminną,
prowadzenia spraw związanych z powoływaniem komisji egzaminacyjnych,
podejmowanie i przeprowadzanie postępowania egzaminacyjnego dla nauczycieli ubiegających się o awans,
prowadzenie dofinansowania kształcenia młodocianych pracowników,
sprawowanie nadzoru nad prawidłowym prowadzeniem akt sprawy oraz przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt,
realizacja zadań wynikających z ustawy o systemie oświaty w zakresie pomocy materialnej dla uczniów oraz dofinansowania kosztów kształcenia,
pozyskiwanie informacji o programach pomocowych Unii Europejskiej przeznaczonych na realizację zadań inwestycyjnych w gminie,
z zakresu pożytku publicznego i wolontariatu w szczególności:
opracowywanie i realizacja Programów współpracy z organizacjami pozarządowymi,
utrzymanie bieżących kontaktów pomiędzy Gminą i organizacjami pozarządowymi,
W zakresie spraw związanych z dowozem dziecka niepełnosprawnego do i ze szkoły, w tym:
zamawianie biletów dla dzieci dojeżdżających do szkół,
rozliczanie biletów,
naliczanie zwrotu należności za bilety dla dzieci niepełnosprawnych,
zawieranie umów z opiekunami dzieci niepełnosprawnych dojeżdżających do szkół,
W zakresie archiwum
prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu,
bieżący nadzór wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw,
przyjmowanie, przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
inicjowanie brakowania oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Urzędzie,
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie archiwizowania dokumentacji,
dokonywanie rejestracji oraz kontroli warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych lokalu archiwum zakładowego,
sporządzanie raportów z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa.
W zakresie spraw informatycznych:
administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu oraz zapewnienie poprawnego działania i bieżące utrzymanie sieci, przełączników, routerów, firewalli i towarzyszących im systemów informatycznych, instalacja i konfiguracja urządzeń sieci LAN i WAN,
administrowanie serwerami Urzędu, dokonywanie bieżących przeglądów i konserwacji,
administracja bazami danych będącymi w użytkowaniu Urzędu,
administracja systemem antywirusowym jednostki,
zarządzanie systemami informatycznymi jednostki w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów oraz zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu teleinformatycznego Urzędu,
wykonywanie czynności związanych z diagnostyką, naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu. Nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystywania sprzętu komputerowego zainstalowanego w Urzędzie,
usuwanie nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu oprogramowania komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu,
nadzór nad teleinformatycznymi urządzeniami peryferyjnymi będącymi w posiadaniu Urzędu,
zapewnienie możliwie najwyższego poziomu bezpieczeństwa, ochrony haseł i dostępu do sieci,
tworzenie analiz i raportów dotyczących funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej,
wykonywanie i weryfikacja kopii bezpieczeństwa systemów i konfiguracji urządzeń,
tworzenie i aktualizacja planu działań odtworzeniowych (Disaster Recovery),
planowanie oraz wdrażanie i rozbudowa infrastruktury teletechnicznej oraz systemów informatycznych,
koordynacja działań w zakresie informatyzacji Urzędu,
zarządzanie serwerem poczty elektronicznej, usług hostingowych i DNS oraz platformą sprzętową serwisu WWW,
nadzór na poprawnym działaniem Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,
administracja systemem elektronicznej komunikacji z Głównym Urzędem Statystycznym,
prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu informatycznego, ochrony i bezpieczeństwa danych,
wsparcie techniczne dla użytkowników w zakresie problemów związanych ze środowiskiem teleinformatycznym,
analiza problemów związanych z legalnością stosowanego w Urzędzie oprogramowania komputerowego,
wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego Urzędu i koordynacja spraw w zakresie wykonywania większych remontów i usuwania awarii,
instalacja i aktualizacja systemów oraz oprogramowania na stanowiskach roboczych,
współpraca z pracownikami i kierownictwem urzędu oraz Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w zakresie nadawania uprawnień dla użytkowników oraz opracowywania projektów i wdrażania regulaminów zabezpieczenia danych komputerowych, sprzętu i ochrony sieci teleinformatycznych,
identyfikowanie i analiza zagrożeń oraz ryzyka, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych,
monitorowanie działania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych w systemach informatycznych oraz ich przetwarzania,
zgłaszanie i obsługa awarii oprogramowania komputerowego we współpracy z zewnętrznymi dostawcami, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w oprogramowaniu,
kontrolowanie i zabezpieczanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych w zainstalowanych systemach informatycznych,
kontakty z dostawcami telekomunikacyjnymi w zakresie dostarczania usług telefonii stacjonarnej, komórkowej i Internetu,
pełnienie obowiązków Administratora Systemu Informatycznego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
wsparcie akcji wyborczych w wyborach i referendach lokalnych oraz ogólnokrajowych.
Z zakresu działalności gospodarczej:
przyjmowanie wniosków do CEIDG o wpisanie, zawieszenie lub zmianę warunków prowadzenia działalności gospodarczej;
W zakresie promocji, kultury, sportu i turystyki:
realizacja zadań dotyczących rozwoju turystyki na terenie Gminy,
organizowanie gminnych imprez kulturalnych, w tym masowych,
współdziałanie ze stowarzyszeniami oraz udzielanie im pomocy w realizacji ich zadań dotyczących kultury,
współpraca z organizacjami pozarządowymi i nadzór nad wykorzystaniem przyznanej dotacji na realizację zadań własnych gminy dotyczących kultury,
organizacja warsztatów, imprez i innych zadań kulturalnych na terenie gminy,
administrowanie, gospodarowanie świetlicami wiejskimi na terenie gminy, a w szczególności:
organizacja zajęć kulturalnych dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych,
współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami działającymi na rzecz rozwoju kultury,
prowadzenie całości spraw administracyjno-porządkowych związanych z funkcjonowaniem świetlic wiejskich,
odpowiadanie za wyposażenie świetlic wiejskich,
prowadzenie rejestru instytucji kultury,
prowadzenie ewidencji innych obiektów świadczących usługi hotelarskie,
pomoc w organizacji imprez kulturalnych inicjowanych przez mieszkańców,
pomoc w przygotowywaniu i realizacji projektów z zakresu rozwoju kultury na terenie gminy,
inicjowanie i wspieranie działań wolontariatu dotyczących przedsięwzięć kulturalnych na terenie gminy,
pozyskiwanie środków pozabudżetowych na realizację działań z zakresu kultury i turystyki.
W zakresie pracy gońca:
dbałość o powierzoną korespondencję urzędową przekazaną do doręczenia adresatom,
potwierdzenie na imiennym wykazie otrzymanej korespondencji,
doręczenie korespondencji urzędowej adresatom,
udzielanie adresatom informacji o doręczanej korespondencji,
codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji urzędowej zgodnie z harmonogramem ustalonym z koordynatorem,
niezwłoczne poinformowanie koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej,
niezwłoczne poinformowanie o niemożności wykonywania swoich obowiązków i dostarczenie nie doręczonej korespondencji urzędowej do koordynatora.
W zakresie pracy - sprzątaczka:
utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd:
ścieranie kurzu znajdującego się na zewnątrz urządzeń biurowych,
odkurzanie i mycie powierzchni podłogowych, czyszczenie schodów wraz z poręczami,
mycie okien oraz przeszkleń, a także czyszczenie rolet i parapetów,
czyszczenie drzwi wraz z klamkami,
mycie sanitariatów, a także bieżące uzupełnianie wyposażenia sanitariatów,
utrzymywanie porządku w zapleczach kuchennych,
wyrzucanie odpadów, w razie potrzeby ich sortowanie,
usuwanie kurzu i pajęczyn ze ścian, sufitów, tablic, itd.,
wycieranie zabrudzonych powierzchni,
utrzymywanie ładu w pomieszczeniach przeznaczonych na przechowywanie wyposażenia do utrzymania czystości i produktów sanitarnych,
inne prace porządkowe,
dbanie o rośliny ozdobne,
utrzymywanie porządku i czystości wokół budynków urzędu:
sprzątanie schodów i podjazdów,
oczyszczanie wycieraczek,
mycie drzwi wejściowy oraz tablic informacyjnych,
inne prace porządkowe,
dbanie o teren z roślinami ozdobnymi,
przygotowywanie sal w urzędzie w celu organizacji sesji i posiedzeń komisji rady miejskiej, ślubów, szkoleń, spotkań z mieszkańcami i innych wydarzeń, oraz sprzątanie po ich zakończeniu,
otwieranie i zamykanie urzędu przed i po godzinach jego pracy.
